(OUT OF) OFFICE MANAGER & FACILITAIR ONDERSTEUNER
We zoeken niet iemand die onze mail op afwezig zet als we er even niet zijn maar een officemanager en facilitair ondersteuner die ook graag van zijn/haar plek komt om buiten ons eigen kantoor zaken te regelen die huurder happiness ten goede komt.
Wij zijn Peper in je Pand en wij zijn op zoek naar jou als uitbreiding van ons team.
Wij zoeken een collega met hospitalitybloed en voor wie niets (ok, bijna niets) te gek is.
Wie zijn wij?
Wij doen er als team alles aan om ervoor te zorgen dat onze huurders ‘Happy Huurders’ zijn. Dit doen we bij Dotslash Utrecht – dé ‘place to be’ voor startups en scale-ups in de omgeving Utrecht, én bij een aantal andere panden in en rondom Utrecht.
Als team zijn we verantwoordelijk voor het commercieel beheer en community management bij deze verschillende panden. Wij zijn het eerste aanspreekpunt voor alle huurders; en daarbij zoeken we versterking van ons team dat op dit moment bestaat uit 5 personen.
Dus….
- Begin jij al te rennen voordat je de telefoon met een huurder ophangt?
- Heb je een “wat kan er wel” mentaliteit??
- Werkt jouw enthousiasme aanstekelijk?
- Heb je affiniteit met facility of zelfs een facilitaire opleiding afgerond?
- Woon je in de omgeving van Utrecht?
- Heb je ervaring met of in elk geval interesse in het werken in een dynamische omgeving zoals die van start-ups en scale-ups?
- Beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk?
- Maak je gemakkelijk contact?
- Ben je flexibel, initiatiefrijk en voel je je thuis in een snel veranderende omgeving?
En ben je ook nog bekend met het werken met Canva? (Dit is absoluut geen voorwaarde, maar als je het toevallig al kan is dat mooi meegenomen).
Kun jij de meeste vragen beantwoorden met Ja? Top, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!
Wat bieden wij jou?
Wij bieden jou een uitdagende en veelzijdige rol binnen een groeiend en dynamisch team. Naast een marktconform salaris krijg je de kans om te werken in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw bijdrage direct impact heeft op de tevredenheid van onze huurders.
Hoe ziet een dag van een onze (Out of) Office Manager er uit?
Geen dag is bij ons hetzelfde. Wij zijn elke dag bezig om onze huurders positief te verrassen. En wij vinden het juist leuk dat we onderscheidend zijn en zaken net even anders aanpakken dan anders.
Onze missie is Happy Huurders en we bieden Meer dan Meters.
Onze huurders melden hun vragen en facilitaire zaken via een online support ticket systeem. Voor die persoonlijke touch , ga jij even bij ze langs om te kijken wat er precies aan de hand is. Zo zorg jij ervoor dat de lopende facilitaire zaken beter en sneller opgepakt worden (Happy Huurders!)
Samen met collega Loes, onze Chief Happy Huurders, zorg jij voor een onboardingsproces wat door een ringetje te halen is en zorgen jullie ervoor dat nieuwe huurders een warm welkom krijgen.zo warm dat ze nooit meer willen verhuizen naar een ander kantoor.
Daarnaast is een belangrijk onderdeel van ons werk dat we mensen aan elkaar voorstellen en met elkaar verbinden. Samen met collega Niels, onze Manager Meer dan Meters, brengen wij constant in kaart welke connecties waardevol zouden kunnen zijn om eens een kop koffie te drinken samen. Dat bedenken wie met wie is één, maar het daadwerkelijk plannen van die afspraken, daar ga jij ons bij helpen. Datzelfde geldt voor het organiseren van events en kennissessies. Wij bedenken het event, de spreker en het onderwerp, jij regelt de afstemming met spreker(s), de zaal, de catering, de social media posts, aankondiging op de website en in onze nieuwsbrief etc.
Is dat alles? No wait! There’s more 🙂
- Support tickets in de gaten houden en waar nodig opvolgen;
- Afspraken en koffiedates inplannen;
- Is er ergens een stroomstoring; een lift stuk, een tag reader buiten werking, dan loop jij er even heen om de eerste check te doen;
- Je loopt regelmatig een rondje over onze campus; signaleert zaken die kapot of niet goed zijn, maakt een praatje met de huurders en hoort wat er zoals speelt;
- Regelt naambordjes en brievenbussen voor de nieuwe huurders;
- Zo nu en dan zal de receptie bemannen als ons Hoofd Eerste Indruk. Daar beantwoord je de telefoon en sta je huurders en hun bezoek die naar de balie komen te woord, sorteer je de post en neem je pakketten in ontvangst;
- Aankondigingen plaatsen op de beeldschermen die in alle panden hangen;
- Nieuwsbrieven versturen;
- De website up-to-date houden;
- En meer…
Kortom, vind jij het leuk om juist niet de hele dag achter je bureau te zitten, maar er op uit te gaan met onze missie: Happy Huurders in je achterhoofd?
Reageer dan nu door te bellen met 06-33229960 of te mailen naar loes+vacature@peperinjepand.nl
p.s. natuurlijk bieden we een salaris dat past bij deze verantwoordelijkheden (indicatie: €2.500 en €3.500 bruto per maand voor een fulltime positie), krijg je een goed ingerichte werkplek op de leukste start-up/scale-up campus van Nederland (Dotslash Utrecht), kan je gratis sporten op de dinsdagmiddag, kan je deelnemen aan de vele leerzame kennissessies die we voor onze huurders organiseren etc. Daarover vertellen we je binnenkort graag meer in een persoonlijk gesprek.
